Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie wir nach dem erteilten Übersetzungsauftrag über das Portal „Silabot“ mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Alle Daten, die wir verarbeiten, erheben wir offen bei Ihnen.

1. Name und Kontaktdaten der für die Datenverarbeitung Verantwortlichen

Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne des BDSG und der DSGVO ist:

• Nataliya Yena, Walter-Kolb-Str. 1-3, 60594 Frankfurt am Main, Tel.: +49 69 770 19 550, Fax: +49 69 66058127, E-Mail: mail@silabot.de.

2. Datenverarbeitung bei Bestellungen über unser Portal, Kundenkonto

a) Bestellung

Wenn Sie über unsere Webseite eine Bestellung tätigen, so erheben wir sowohl im Falle einer Gastbestellung, als auch im Falle einer Registrierung als Kunde folgende Daten:

• Stammdaten: Das sind Ihr Name, Vorname, ggfs. die Firma Ihres Unternehmens, Ihre Anschrift, E-Mail-Adresse (Pflichtangaben) sowie Telefonnummer, IBAN, Geburtsdatum und Kopie vom amtlichen Ausweispapier (freiwillige Angaben). Die Pflichtangaben benötigen wir, um Sie identifizieren und um mit Ihnen in Kontakt treten zu können sowie zur Rechnungsstellung. Wir verarbeiten diese Daten allein zur Vertragsdurchführung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die freiwilligen Angaben (Telefonnummer, Geburtsdatum) werden verwendet, um die Kontaktaufnahme mit Ihnen zu vereinfachen und die Geltendmachung unserer Zahlungsansprüche Ihnen gegenüber zu erleichtern. Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse an effektiver Kundenkommunikation und Durchsetzung unserer Ansprüche (z. B. im Missbrauchsfall). gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  Wir löschen diese Daten, wenn wir sie zu diesen Zwecken nicht mehr benötigen, i.d.R. mit Ablauf von 10 Jahren nach Ende des Jahres, in dem die Übersetzung beauftragt wurde. Diese 10-jährige Aufbewahrung erfolgt, da Sie als Auftraggeber einer Übersetzung bei uns die Gelegenheit haben, das übersetzte Dokument für die Dauer von 10 Jahren zu einem günstigen Festpreis erneut ausstellen zu lassen (etwa beglaubigte Übersetzungen von amtlichen Dokumenten).
• Rechnungsdaten: Dies sind neben Ihrer Rechnungsadresse außerdem Rechnungsdatum und –betrag sowie ggfs. Ihre USt.-ID. Diese Daten verarbeiten wir, da wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (§ 147 AO). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art.6 Abs.1 S.1 lit.c DSGVO. Wir löschen diese Daten, wenn wir nicht länger zu ihrer Aufbewahrung verpflichtet sind und Sie nicht ausdrücklich in ihre weitere Aufbewahrung eingewilligt haben (Art.6 Abs.1 S.1 lit.a DSGVO).
• Zahlungsdaten: Wir verarbeiten die von Ihnen mitgeteilten Zahlungsinformationen (etwa Kreditkartendaten, Name Ihres Kreditinstituts, IBAN und BIC) zum Zwecke der Zahlungsabwicklung und somit zur Wahrung unserer berechtigten Interessen; die Datenverarbeitung erfolgt daher auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Soweit Sie die Zahlungsart SEPA Lastschriftverfahren wählen, erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (siehe hierzu weiter unter Ziff. 3 c) dieser Datenschutzerklärung). Wir löschen diese Daten, wenn die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist (wenn keine Vertragsbeziehung mehr besteht) und wir nicht länger zu ihrer Aufbewahrung verpflichtet sind und Sie nicht ausdrücklich in ihre weitere Aufbewahrung eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
• Kommunikationsinhalte: Wir verarbeiten daneben die Inhalte der Kommunikation mit Ihnen, also E-Mail- und/oder Schriftverkehr, außerdem das zu übersetzende Originaldokument und die durch uns erstellte Übersetzung. Die Datenverarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung und damit auf Grundlage von Art.6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO. Das zu übersetzende Dokument und seine Übersetzung speichern wir regelmäßig bis zum Ablauf von 10 Jahren nach Ende des Jahres, in dem die Übersetzung beauftragt wurde, um Ihnen unseren 10-jährigen Dokumentenservice anbieten zu können (s.o.), es sei denn, Sie erklären, dass Sie diesen nicht nutzen wollen und werden. Dann löschen wir diese Daten wie die übrigen Kommunikationsinhalte regelmäßig mit Ablauf von 3 Jahren nach Ende des Jahres, in dem die Tätigkeit erbracht wurde (allg. Verjährung). Bei beglaubigten Übersetzungen können wir das Originaldokument und die von uns gefertigte beglaubigte Übersetzung auch darüber hinaus speichern, soweit an der weitergehenden Speicherung ein berechtigtes Interesse besteht; Rechtsgrundlage ist Art.6 Abs.1 S.1 lit.f DSGVO.
• Die Foto-ID (eine Kopie vom amtlichen Ausweis oder von der Bildseite des Reisepasses) bitten wir nur von unseren Kunden hochzuladen, deren Name im Original in der kyrillischen Schrift geschrieben wird. Das Hochladen von Ausweispapieren ist in dem Fall erforderlich, um die Schreibweise des Namens mit lateinischen Buchstaben in der Übersetzung korrekt wiederzugeben. In den Ausweispapieren ist die Schreibweise des Namens regelmäßig sowohl mit kyrillischen als auch mit lateinischen Buchstaben angegeben. Ohne den Abgleich mit der Schreibweise in den Ausweispapieren können wir nicht garantieren, die lateinische Schreibweise Ihres Namens in der Übersetzung richtig wiedergegeben zu haben. Für die Prüfung der Schreibweise Ihres Namens benötigen wir jedoch nur die Angaben in den Ausweisparieren zu Ihrem Namen, d.h. die weiteren Informationen wie die Ausweisnummer und das Ausweisfoto können gern durch Sie geschwärzt werden. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt. Die Kopie von Ihrem amtlichen Ausweispapier löschen wir umgehend, wenn die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist oder wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen.

Sofern die Datenverarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie das Widerspruchsrecht aus Ziffer 5. dieser Datenschutzerklärung.

b) Kundenkonto

Wenn Sie über unser Portal eine Bestellung tätigen, können Sie sich als Kunde registrieren. Das Anlegen eines Kundenkontos ist nur im Rahmen einer Bestellung möglich.

Bei der Eröffnung eines Kundenkontos wird ein passwortgeschützter Zugang zu den gespeicherten Benutzerdaten erstellt. Hier können Sie alle Daten einsehen, die Sie uns über das Bestellformular übermittelt haben, wie Vor- und Nachname, ggf. Firmenname, Geburtsdatum, Liefer- und Rechnungsadresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse sowie IBAN. In diesem Bereich finden Sie auch Ihre Bestelldaten und Informationen zu offenen oder abgeschlossenen Bestellungen. Eine Registrierung hat für Sie ferner den Vorteil, dass Sie über das Kundenkonto sämtliche Aktivitäten bezüglich Ihrer Bestellung (Aufgabe und Verwalten von Bestellungen, Abbestellungen oder Rücksendungen, Änderungen von Adressen und Zahlungsweisen etc.) selbst online ausführen können und sich im Falle einer künftigen Bestellung direkt mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort in unserem Portal einloggen können, ohne Ihre Daten erneut eingeben zu müssen.

Die Rechtsgrundlage für die Erstellung des Kundenkontos ist Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie in Ihrem Kundenkonto im Rahmen einer Bestellung angegeben haben, erfolgt nach der Ziff. 2 lit. a) dieser Datenschutzerklärung.

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Der Widerruf muss schriftlich erfolgen, es genügt die Mitteilung per E-Mail an die E-Mail-Adresse: mail@silabot.de. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Wenn Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder Ihr Kundenkonto löschen, werden Ihre Daten für die weitere Verarbeitung eingeschränkt und nach Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist (wenn keine Vertragsbeziehung mehr besteht). Die Löschung Ihres Kundenkontos ist vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen jederzeit möglich und kann entweder durch eine Nachricht an die E-Mail-Adresse: mail@silabot.de oder über eine dafür vorgesehene Funktion im Kundenkonto erfolgen.

3. Weitergabe von Daten an Dritte

Zur Abwicklung Ihrer Bestellung arbeiten wir mit dem/den nachstehenden Dienstleistern zusammen, die uns ganz oder teilweise bei der Durchführung geschlossener Verträge unterstützen.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Vertragsabwicklung an das mit der Lieferung beauftragte Transportunternehmen weitergegeben, soweit Sie die Lieferung der Übersetzung beauftragt haben. Ihre Zahlungsdaten geben wir im Rahmen der Zahlungsabwicklung an das beauftragte Kreditinstitut weiter, sofern dies für die Zahlungsabwicklung erforderlich ist. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten an die für uns tätige Auftragsverarbeiter weiter. Die Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung. In den Fällen der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte beschränkt sich der Umfang der übermittelten Daten jedoch auf das erforderliche Minimum.

Anderenfalls geben wir Daten nur an Dritte weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO) oder wenn Sie uns zuvor Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO); wir werden Sie vor der Einwilligung über die Kategorien von Daten und die Zwecke der Übermittlung sowie über die Zwecke der weitergehenden Datenverarbeitung vorab unterrichten. Im Übrigen geben wir keine Daten an Dritte weiter.

a) Weitergabe personenbezogener Daten an Auftragsverarbeiter

Wir setzen im Rahmen der Verarbeitung Ihrer Daten Auftragsverarbeiter ein. Bei einem Auftragsverarbeiter handelt es sich um eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen verarbeitet. Auftragsverarbeiter nutzen die Daten nicht für eigene Zwecke, sondern führen die Datenverarbeitung ausschließlich für den Verantwortlichen aus. Wir setzten externe Übersetzer als Auftragsverarbeiter ein, die zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nach der DSGVO vertraglich verpflichtet wurden. Die Rechtsgrundlage der Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

b) Weitergabe personenbezogener Daten an Versanddienstleister

Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten unseren Kunden gegenüber arbeiten wir mit externen Versandpartnern zusammen. Zum Zwecke der Zustellung geben wir gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO nur Ihren Namen sowie Ihre Lieferadresse an einen von uns ausgewählten Versandpartner weiter. Die Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die Warenlieferung erforderlich ist. Sofern Sie hierfür im Bestellprozess Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, geben wir vor der Zustellung der Ware Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zum Zweck der Abstimmung eines Liefertermins bzw. zur Lieferankündigung an den jeweiligen Versandpartner weiter. Ohne eine entsprechende Einwilligung ist eine vorherige Abstimmung des Liefertermins mit der Deutschen Post bzw. die Lieferankündigung nicht möglich.

Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber dem unter Ziff. 1. bezeichneten Verantwortlichen oder gegenüber dem jeweiligen Transportdienstleister widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Die von uns beauftragte Versandunternehmen sind:

• Deutsche Post AG, Charles-de-Gaulle-Straße 20, 53113 Bonn
  Die Datenschutzbestimmung der Deutsche Post AG finden Sie hier: https://www.deutschepost.de/de/f/footer/datenschutz.html.
• DHL GmbH, Sträßchensweg 10, 53113 Bonn
  Die Datenschutzbestimmung der DHL GmbH finden Sie hier: https://www.dhl.de/de/toolbar/footer/datenschutz.html.

c) Weitergabe personenbezogener Daten an Kreditinstitute

Zur Abwicklung von Zahlungen geben wir die hierfür erforderlichen Zahlungsdaten an das mit der Zahlung beauftragte Kreditinstitut weiter, soweit Sie die entsprechende Zahlungsart wählen.

Bei Auswahl der Zahlungsart „SEPA-Lastschriftverfahren“ werden Ihre Daten an das jeweilige Kreditinstitut übermittelt, damit die Lastschriften erfolgen können. Welche personenbezogenen Daten wir zu dem oben genannten Zweck von Ihnen erheben, ergeben sich aus dem elektronischen Formular des SEPA-Lastschriftmandats auf unserer Website. Sobald wir das von Ihnen ausgefüllte SEPA-Lastschriftmandat erhalten haben, werden die darin von Ihnen angegebenen Daten für die Abbuchung unserer Vergütungsforderungen verarbeitet. Die Daten werden im Lastschriftverfahren per Datentransfer an das von Ihnen angegebene Bankinstitut übermittelt.

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grundlage eines erteilten SEPA-Lastschriftmandates gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Daten dürfen ab dem Zeitpunkt nicht mehr verwendet werden. Der Widerruf muss schriftlich erfolgen, es genügt die Mitteilung per E-Mail an die E-Mail-Adresse: mail@silabot.de. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder wenn die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist (wenn keine Vertragsbeziehung mehr besteht). Die Löschung erfolgt jedoch erst nach Ablauf der Fristen der steuer- und handelsrechtlichen oder anderer einschlägiger Vorschriften.

4. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

• gemäß Art.7 Abs.3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
• gemäß Art.15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
• gemäß Art.16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art.17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
• gemäß Art.18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art.21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
• gemäß Art.20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
• gemäß Art.77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

5. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art.6 Abs.1 S.1 lit.f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art.21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine formlose Mitteilung an eine der unter Ziffer 1. genannten Kontaktmöglichkeiten.