Інформація про обробку Наталією Єна персональних даних клієнтів

Нижче ми пояснимо, як здійснюється обробка ваших персональних даних після розміщення замовлення на переклад через портал Silabot. Усі оброблювані дані ми відкрито отримуємо від вас.

1. Прізвище та контактні дані відповідального за обробку даних

Відповідальним за обробку даних у розумінні Закону про захист даних (BDSG) і Загального регламенту про захист даних (далі - ЗРЗД) є:

  • Наталія Єна, Оффенбахер Ландштрассе 368, 60599 Франкфурт-на-Майні, тел.: +49 69 770 19 550, факс: +49 69 66058127, Ел. пошта: mail@silabot.de.

2. Обробка даних у разі розміщення замовлень через наш портал, обліковий запис клієнта

a) Замовлення

Під час розміщення замовлення через наш веб-сайт, як у випадку гостьового замовлення, так і в разі замовлення зареєстрованим клієнтом, ми збираємо такі дані:

  • Довідкові дані: це ваше прізвище, ім'я, назва компанії, якщо застосовно, ваша адреса, адреса електронної пошти (обов'язкова інформація), а також номер телефону, IBAN, дата народження та копія офіційного документа, що посвідчує особу (добровільна інформація). Обов'язкова інформація потрібна нам для вашої ідентифікації та зв'язку з вами, а також для виставлення рахунків. Ми обробляємо ці дані виключно з метою виконання договору на підставі ст. 6, абз. 1, ч. 1, п. «b» ЗРЗД. Добровільна інформація (номер телефону, дата народження) використовується для зручності зв'язку з вами та спрощення комунікації в разі пред'явлення вимог про оплату. Правовою підставою для цього є наш правомірний інтерес в ефективній комунікації з клієнтами та в реалізації наших вимог (наприклад, в разі порушення зобов'язань) згідно зі ст. 6, абз. 1, п. «f» ЗРЗД.
    Ми видаляємо ці дані, коли вони стають більше не потрібними нам для цих цілей, як правило, через 10 років після закінчення року, в якому було виконано переклад. Цей 10-річний період зберігання даних потрібний, оскільки ви, як замовник перекладу, маєте можливість повторно запросити перекладений документ протягом 10 років за низькою фіксованою ціною (наприклад, засвідчений переклад офіційних документів).
  • Реквізити рахунку: крім адреси одержувача рахунку вони включають дату і суму рахунку і, в разі необхідності, ваш ідентифікаційний номер платника ПДВ. Ми обробляємо ці дані в силу вимог законодавства (§ 147 Податкового кодексу Німеччини (AO)). Правовою підставою для цього є ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «c» ЗРЗД. Ми видаляємо ці дані після закінчення терміну їх обов'язкового зберігання та якщо ви прямо не надали згоду на їх подальше зберігання (ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «a» ЗРЗД).
  • Платіжні реквізити: ми обробляємо надані вами платіжні реквізити (наприклад, дані кредитної картки, назва вашого банку, IBAN і BIC) з метою обробки платежів і, відповідно, для захисту наших правомірних інтересів; тому обробка даних здійснюється на підставі ст. 6, абз. 1, ч. 1, п. «f» ЗРЗД. Якщо ви обрали метод оплати прямим дебетуванням SEPA, дані будуть оброблятися на підставі вашої згоди відповідно до ст. 6 абз. 1, п. «a» ЗРЗД (див. також п. 3 c) цієї декларації про захист даних). Ми видаляємо ці дані, якщо вони більше не потрібні для виконання мети зберігання даних (після завершення договірних відносин) і ми не зобов'язані надалі зберігати їх відповідно до вимог законодавства, і ви не надали прямої згоди на подальше зберігання цих даних (ст. 6, абз. 1, ч. 1, п. «a» ЗРЗД).
  • Зміст листування: ми також обробляємо зміст листування з вами, тобто електронну пошту та/або письмову кореспонденцію, а також оригінал документа для перекладу та створений нами переклад. Ми обробляємо ці дані з метою виконання договору на підставі ст. 6, абз. 1, ч. 1, п. «b» ЗРЗД. Оригінал документа для перекладу та його переклад ми зберігаємо протягом 10 років після закінчення року, в якому було виконано переклад, в рамках надання вам нашого 10-річного сервісу (див. вище), якщо тільки ви не заявите про відмову від цієї послуги. В такому випадку ми видаляємо ці дані, як і решту листування після спливання 3років після закінчення року, в якому виконувався переклад (загальний термін давності). У разі засвідчених перекладів ми маємо право зберігати оригінальний документ і виконаний нами засвідчений переклад протягом більш тривалого терміну за умови наявності правомірного інтересу; правовою підставою для цього є ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «f» ЗРЗД.
  • Ми просимо наших клієнтів завантажити посвідчення особи з фотографією (копію офіційного посвідчення особи або сторінку паспорта) тільки у випадку написання імені та прізвища в оригіналі документа кирилицею. Завантаження документів, що посвідчують особу, потрібно для правильного написання імен латинськими літерами в перекладі. У документах, що посвідчують особу, ім'я та прізвище звичайно пишуться як кирилицею, так і латинськими буквами. Без порівняння з написанням у документах, що посвідчують особу, ми не можемо гарантувати правильне відтворення вашого імені та прізвища латиницею в перекладі. Для перевірки написання вашого імені та прізвища нам потрібна тільки інформація про імена, тобто іншу інформацію в посвідченні особи, наприклад, ідентифікаційний номер і фотографію, ви можете приховати. Правовою підставою для обробки цих даних є ваша згода відповідно до ст. 6 абз. 1, п. «a» ЗРЗД. Ви маєте право в будь-який час відкликати надану згоду з чинністю на майбутнє. Відкликання згоди не впливає на правомірність обробки даних, здійсненої до відкликання згоди. Ми негайно видалимо копію вашого офіційного посвідчення особи, якщо ці дані більше не будуть потрібними для досягнення мети, для якої вони зберігалися, або якщо ви відкличете свою згоду на обробку.

Якщо обробка даних здійснюється відповідно до ст. 6, абз. 1, п. «f» ЗРЗД, ви маєте право відкликати згоду відповідно до п. 5 цієї декларації про захист даних.

b) Обліковий запис клієнта

Під час розміщення замовлення через наш портал, ви можете зареєструватися як клієнт. Створення облікового запису клієнта можливе тільки в рамках замовлення.

Під час створення облікового запису клієнта створюється захищений паролем доступ до збережених даних користувача. Ви можете переглянути всі дані, які ви надіслали нам через форму замовлення, наприклад, ім'я та прізвище, назву компанії, якщо застосовно, дату народження, адресу доставки та виставлення рахунку, номер телефону та адресу електронної пошти, а також IBAN. Тут ви також знайдете дані вашого замовлення та інформацію про відкриті або завершені замовлення. Завдяки реєстрації ви можете використовувати обліковий запис клієнта для самостійного виконання всіх дій, пов'язаних із вашим замовленням (розміщення та управління замовленнями, скасування чи пересилання замовлення, зміна адрес і способів оплати тощо) онлайн, а в разі майбутніх замовлень ви зможете увійти на наш портал, використовуючи свою адресу електронної пошти та пароль, без повторного введення своїх даних.

Правовою підставою для створення облікового запису клієнта є ваша згода відповідно до ст. 6абз.1,п.«a» ЗРЗД. Обробка ваших персональних даних, які ви вказали у своєму обліковому записі під час розміщення замовлення, здійснюється відповідно до п. 2а) цієї декларації про захист даних.

Ви маєте право в будь-який час відкликати надану згоду з чинністю на майбутнє. Відкликання здійснюється в письмовій формі; достатньо відправити електронного листа на адресу: mail@silabot.de. Відкликання згоди не впливає на правомірність обробки даних, здійсненої до відкликання згоди.

Якщо ви відкличете свою згоду на зберігання даних або видалите свій обліковий запис клієнта, подальша обробка ваших даних буде обмежена та ваші дані будуть видалені після закінчення строків зберігання згідно з податковим та господарським законодавством, якщо ви не надали прямої згоди на подальше використання ваших даних, або якщо ці дані більше не потрібні для виконання мети зберігання даних (після завершення договірних відносин). Видалення вашого профілю клієнта можливо в будь-який час з урахуванням законодавчо встановлених термінів зберігання даних і може бути здійснено шляхом надсилання повідомлення на електронну пошту: mail@silabot.de або за допомогою відповідної функції в самому обліковому записі.

3. Передача даних третім особам

Для обробки вашого замовлення ми співпрацюємо з наступними постачальниками послуг, які повністю або частково забезпечують виконання укладених договорів.

Зібрані нами персональні дані в рамках виконання договору передаються до транспортної компанії, яка виконує доставку, якщо ви замовляли доставку перекладених документів. За необхідності ми передаємо ваші платіжні реквізити уповноваженому банку в рамках обробки платежу. Крім того, ми передаємо ваші дані розпорядникам даних, що здійснюють обробку даних за нашим дорученням. Правовою підставою для передачі даних, що здійснюється з метою виконання договору, є ст. 6 абз. 1, п. «b» ЗРЗД. У разі передачі ваших персональних даних третім особам обсяг переданих даних обмежується необхідним мінімумом.

В інших випадках ми будемо передавати дані третім особам тільки в тому випадку, якщо ми зобов'язані зробити це відповідно до закону (ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «c» ЗРЗД) або в разі вашої прямої попередньої згоди (ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «a» ЗРЗД); ми заздалегідь, перед наданням вами згоди, проінформуємо вас про категорії переданих даних і мету передачі, а також про цілі подальшої обробки даних. В інших випадках ваші персональні дані не передаються.

a) Передача персональних даних розпорядникам даних

Для обробки ваших персональних даних ми залучаємо розпорядників даних. Розпорядник даних - це фізична або юридична особа, орган, установа або інша організація, що здійснює обробку персональних даних за дорученням особи, відповідальної за обробку даних. Розпорядники даних не використовують дані в своїх цілях, а здійснюють обробку даних виключно для відповідальної особи. Як розробників даних ми залучаємо позаштатних перекладачів, які згідно з договором зобов'язані забезпечувати захист ваших персональних даних відповідно до ЗРЗД. Правовою підставою для передачі даних є ст. 6 абз. 1, п. «b» ЗРЗД.

b) Передача персональних даних поштовим службам

Для виконання наших договірних зобов'язань перед клієнтами ми співпрацюємо зі сторонніми поштовими службами. З метою виконання доставки ми відповідно до ст. 6 абз. 1, п. «b» ЗРЗД передаємо обраній нами поштовій службі тільки ваші ім'я, прізвище та адресу. Передача здійснюється тільки тією мірою, в якій це необхідно для цілей доставки. У разі надання вами в процесі замовлення прямої згоди, перед відправкою ми відповідно до ст. 6 абз. 1, п. «a» ЗРЗД надамо поштовій службі Вашу електронну адресу електронної пошти або номер телефону для узгодження терміну доставки або надсилання повідомлення про доставку. Попереднє узгодження дати доставки з Deutsche Post або повідомлення про доставку неможливі без відповідної згоди.

Згода може бути відкликана в будь-який час з чинністю на майбутнє надсиланням повідомлення відповідальній особі, зазначеній в п. 1, або відповідному постачальнику транспортних послуг. Відкликання згоди не впливає на правомірність обробки даних, здійсненої до відкликання згоди.

Уповноважені нами поштові служби:

c) Передача персональних даних банкам

Для обробки платежів, з урахуванням обраного вами способу оплати, ми передаємо необхідні платіжні реквізити до обслуговуючого банку.

Якщо ви обрали спосіб оплати «Пряме дебетування SEPA», ваші дані будуть передані до відповідного банку для проведення прямого дебетування. Персональні дані, зібрані про вас для вищезгаданої мети наведені в електронному формулярі прямого дебетування SEPA на нашому вебсайті. Як тільки ми отримаємо заповнене вами доручення на пряме дебетування SEPA, надані дані будуть оброблені для списання нашої винагороди. Дані будуть передані до зазначеного вами банку згідно з порядком обміну даними за процедурою прямого дебетування.

Обробка даних здійснюється на підставі виданого доручення на пряме дебетування SEPA відповідно до ст. 6 абз. 1, п. «a» ЗРЗД. Згода може бути відкликана в будь-який час з чинністю на майбутнє. З моменту відкликання використання даних припиняється. Відкликання здійснюється в письмовій формі; достатньо надіслати електронного листа на адресу: mail@silabot.de. Відкликання згоди не впливає на правомірність обробки даних, здійсненої до відкликання згоди.

Збережені персональні дані будуть видалені в разі відкликання вашої згоди на зберігання даних, або якщо вони стануть більше не потрібні для виконання мети зберігання даних (після завершення договірних відносин). Проте видалення здійснюється лише після закінчення термінів, встановлених податковим та господарським законодавством, або іншими відповідними нормативними актами.

4. Права суб'єкта даних

Ви маєте право:

  • у будь-який час відкликати надану вами згоду на обробку даних відповідно до ст. 7, абз. 3 ЗРЗД. Внаслідок цього ми не матимемо права продовжувати обробку даних на підставі цієї згоди в майбутньому;
  • відповідно до ст. 15 ЗРЗД вимагати надання інформації про ваші дані, що обробляються нами. Зокрема, ви можете отримати інформацію про мету обробки, категорії персональних даних, категорії одержувачів, яким ваші дані були або будуть розкриті, запланований строк зберігання, про наявність права на виправлення, видалення, обмеження обробки або заперечення проти обробки даних, наявність права на оскарження, про походження ваших даних, якщо вони були зібрані не нами, а також про застосування процедури автоматизованого прийняття рішень, включаючи профілювання та, за необхідності, детальну інформацію про такі процедури.
  • відповідно до ст. 16 ЗРЗД вимагати негайного виправлення неправильних або доповнення неповних персональних даних, які зберігаються нами;
  • відповідно до ст. 17 ЗРЗД вимагати видалення ваших персональних даних, які зберігаються нами, за винятком даних, які обробляються з метою реалізації права на свободу висловлювань та інформації, виконання юридичних зобов'язань або забезпечення суспільних інтересів, або з метою пред'явлення, реалізації або захисту юридичних вимог;
  • відповідно до ст. 18 ЗРЗД вимагати обмеження обробки своїх персональних даних, якщо ви оскаржуєте правильність даних або їх обробка є неправомірною, але ви відмовляєтеся від видалення даних, і ці дані нам більш не потрібні, але подальша обробка даних потрібна вам для пред'явлення, реалізації або захисту юридичних вимог відповідно до ст. 21 ЗРЗД;
  • відповідно до ст. 20 ЗРЗД отримати свої персональні дані, що були надані нам, в структурованому, загальнодоступному та машинозчитуваному форматі, або вимагати їх передачі іншій відповідальній особі та
  • на внесення скарги до наглядового органу відповідно до ст. 77 ЗРЗД, Як правило, ви можете звернутися до наглядового органу за вашим звичайним місцем перебування або роботи, або за місцем знахождення нашої компанії.

5. Право на заперечення

Якщо обробка ваших персональних даних здійснюється на підставі правомірних інтересів відповідно до ст. 6 абз. 1, ч. 1, п. «f» ЗРЗД, ви згідно зі ст. 21 ЗРЗД маєте право на заперечення проти обробки ваших персональних даних з підстав, що випливають з вашої конкретної ситуації.

Якщо ви бажаєте скористатися своїм правом на заперечення, достатньо направити повідомлення в довільній формі одним зі способів зв'язку, зазначених у п. 1.